Matriz GUT e uso de indicadores na construção civil: como priorizar tarefas de forma assertiva?

O setor da construção civil é altamente complexo, e isso dá aos gestores a possibilidade de ter um controle eficiente sobre todas as demandas da empresa.

Porém, diante de tantas demandas e problemas, como definir o que é prioritário? A resposta pode ser dada por ferramentas de gestão que auxiliem nessa definição e na tomada de decisões. E uma das mais eficientes para este objetivo é a matriz GUT.

A seguir, vamos entender melhor como ela funciona e como pode ser aplicada para trazer melhores resultados e garantir a eficiência dos processos e rotinas de construtoras e incorporadoras. Acompanhe!

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Matriz GUT: o que é e para que serve

A matriz GUT é uma ferramenta voltada para a priorização de processos, ajudando na resolução de problemas e na tomada de decisão. Para isso, ela leva em consideração três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência de piora.

Via de regra, a matriz GUT se apresenta como uma tabela que relaciona dois aspectos: os critérios mais importantes para a tomada de decisão e as potenciais soluções.

A tabela é preenchida a partir de análises quantitativas e qualitativas relacionadas a cada critério e alternativa de solução. A partir disso, ela permite fazer uma análise objetiva dos possíveis caminhos a serem tomados.

Dessa forma, a matriz GUT facilita a descoberta das opções mais favoráveis de acordo com cada critério e quais dessas alternativas são mais vantajosas. Com base nesses três elementos, é possível, então, definir o nível de importância de cada medida.

A matriz GUT pode ser utilizada em qualquer empresa que precise de um detalhamento e sofisticação maior nas suas escolhas. Seu uso traz mais qualidade para as decisões e, por facilitar a análise, consegue tornar esse processo mais ágil e eficiente.

Entendido o conceito por trás da matriz GUT, é importante compreender com qual objetivo ela é aplicada.

O objetivo dessa ferramenta é auxiliar as equipes na priorização das questões relacionadas a um projeto. Como exemplo, podemos tomar a alocação de recursos. Quais etapas, processo e/ou rotinas exige uma solução mais imediata? Qual seu grau de importância?

Mas há outro uso importante. A matriz GUT também ajuda na identificação de tendências e prevenção de problemas. Ao apontar nesta direção, ela permite que os times reconheçam e evitem riscos antes que eles se tornem críticos.

Por tudo isso, ela faz com que os times saibam onde concentrar seus esforços naquele momento, evitando que os profissionais percam tempo com tarefas não prioritárias para o negócio.

O resultado é uma gestão de projetos mais eficiente, ágil e objetiva. No final, isso se reflete na qualidade e na satisfação dos clientes. Ou seja, trata-se de um recurso importante do ponto de vista estratégico e competitivo.

Como funciona a Matriz GUT

Para entender o funcionamento da matriz GUT, precisamos compreender os três critérios que a compõem:

• Gravidade: refere-se ao impacto que o processo analisado teria no negócio caso uma decisão não fosse tomada e à intensidade com que ele se apresenta. 
• Urgência: esse problema ou essa demanda pode ser adiado ou deve ser resolvido? Em qual prazo isso deveria acontecer?
• Tendência: a questão tende a se agravar com o tempo? Se sim, a curto, médio ou longo prazo?

Os três elementos da matriz GUT devem ser classificados em cinco escalas. No aspecto gravidade, classifica-se em:

• Sem gravidade;
• Pouco grave;
• Grave;
• Muito grave;
• Extremamente grave.

Para a urgência, temos:

• Sem urgência;
• Pouco urgente;
• Urgente;
• Muito urgente;
• Extremamente urgente.

Por fim, em relação à tendência de piora:

• Sem tendência de piora;
• Vai piorar em longo prazo;
• Vai piorar em médio prazo;
• Vai piorar em curto prazo;
• Vai piorar rapidamente.

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Como é feito o cálculo da prioridade de cada tarefa

A cada um dos critérios da matriz GUT atribui-se uma pontuação crescente. Geralmente, isso é feito com uma nota de 1 a 5 – por exemplo: 1 para”sem gravidade” e 5 para “extremamente grave”.

O cruzamento dos três na tabela (G x U x T) resultará em um indicador que mostrará a prioridade com que cada questão deve ser tratada. Quanto maior o valor, mais importância deve ser atribuída a ela.

Vamos ver um exemplo envolvendo a análise da segurança do trabalho no canteiro de obras. Supomos que foram identificados três problemas e a eles atribuídos as seguintes notas:

Calculando o valor de cada uma temos:

• Problema 1: 5 x 5 x5 = 125.
• Problema 2: 4 x 4 x 3 = 48.
• Problema 3: 3 x 2 x 2 = 12.

A partir dos indicadores, conseguimos ver que a questão do uso inadequado de equipamentos deve ser priorizada pela gestão da empresa para reduzir a insegurança no canteiro de obras.

Benefícios da Matriz GUT para a construção civil

Ao ajudar na análise do que é prioritário para a empresa, a matriz GUT facilita a tomada de decisão e o gerenciamento de projetos. Além disso, porém, existem outros benefícios importantes. Entre eles:

• Melhoria na comunicação, pois fornece um panorama mais claro das demandas e problemas de cada setor, facilitando a troca de ideias em busca de alternativas.
• Foco no atingimento de metas, pois ajuda a identificar as metas prioritárias e garantir que todos os profissionais estejam remando na mesma direção.
• Aumento da produtividade, pois evita que os colaboradores foquem em atividades que não são prioritárias naquele momento.
• Redução de falhas, pois evita que problemas recorrentes voltem a se repetir, gerando um ciclo de melhoria contínua.
• Alinhamento das ações com os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico.

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Passo a passo para aplicar a Matriz GUT na construção civil

Felizmente, para uma ferramenta tão útil, a matriz GUT é relativamente fácil de ser aplicada no negócio. São 5 passos fundamentais:

Liste os desafios

O primeiro passo é mapear as demandas, riscos, problemas e demais situações que existem na empresa e precisam de uma solução. Isso envolve qualquer coisa que possa estar em andamento ou que estejam por começar e possam impactar os resultados.

É importante criar uma lista com todas as questões identificadas, seja envolvendo pessoal, maquinário e outros equipamentos ou processos das diferentes áreas.

Defina as prioridades

Com base na escala de cada um dos três critérios, é preciso atribuir uma pontuação a cada uma das questões listadas na etapa anterior.

Aqui, já é necessário um trabalho mais analítico, pois é necessário que os problemas e as demandas sejam priorizados corretamente de acordo com sua gravidade, urgência e sua tendência de piora.

Para isso, o nível de conhecimento do gestor sobre o negócio faz toda a diferença. Mas é claro que essa não precisa ser uma atividade centralizada. É recomendado realizar sessões colaborativas com toda a equipe, para extrair insights que ajudem na atribuição de notas que condigam com a realidade.

Faça o cálculo da Matriz GUT

Atribuídas as pontuações para cada questão, é o momento de calcular o GUT. Como vimos, trata-se de uma conta extremamente simples, bastando multiplicar as notas de cada um dos três critérios (1 é a nota mínima; 125 é a máxima).

Priorize os problemas com maior nota

Esse indicador é importante para entender, de fato, a prioridade que cada questão deve receber. Muitas vezes, sem um recurso objetivo e claro como a matriz GUT, o gestor pode se deparar com problemas que parecem ter o mesmo grau de importância. 

Aplicando a matriz, porém, as diferenças tornam-se mais claras e mensuráveis: quanto maior o GUT, mais alta a demanda deve estar na lista de prioridade.

Importante dizer que, caso dois ou mais problemas recebam a mesma pontuação, é recomendado aplicar outras ferramentas que auxiliam no gerenciamento de projetos. Um exemplo é a análise SWOT.

Crie e acompanhe planos de ação

Com todas as questões devidamente priorizadas, o último passo é desenvolver um plano de ação específico para cada uma delas.

A matriz GUT, vale dizer, não resolve problemas. Ela é uma balizador de decisões e, portanto, deve ser utilizada em conjunto com outras estratégias de gestão. Ela consegue clarear o horizonte, permitindo que o gestor defina o que deve ser resolvido com prioridade.

Isso posto, os planos de ação devem trazer as principais informações sobre como lidar com cada questão. Isso envolve as medidas que serão postas em prática, os prazos para sua execução e os responsáveis por essas atividades.O Hinc é uma ferramenta de inteligência em dados que fornece insights para construtoras/incorporadoras avaliarem o retorno dos seus projetos, os gastos acima do orçamento e sua disponibilidade de caixa de longo prazo. Conheça o Hinc e veja como podemos ajudar você a promover a maturidade da sua gestão!