O Orçamento Base Zero pode ser transformador para as empresas da construção civil que almejam uma gestão orçamentária mais eficiente e estratégica. 

Com base em uma análise profunda de cada setor e do monitoramento constante de indicadores, esta metodologia permite a construtoras e incorporadoras uma oportunidade de aumentar a eficiência dos seus orçamentos, reduzir custos e melhorar a alocação de recursos.

A seguir, vamos entender melhor esse recurso e como utilizá-lo. Acompanhe!

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O que é Orçamento Base Zero?

O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma técnica voltada para o planejamento orçamentário que, como o nome sugere, parte do zero. Isto é, a cada ano, o orçamento é construído sem levar em consideração dados históricos.

Dessa forma, no Orçamento Base Zero, cada despesa deve ser orçada como uma nova iniciativa. É preciso que sua necessidade seja comprovada e relacionada a um determinado processo ou projeto que seja necessário para alcançar as metas da empresa.

A definição do OBZ parte da premissa de que os eventos (gastos, despesas, atividades etc.) que aconteceram em um exercício não necessariamente se repetirão no seguinte. Por isso, se inicia tudo do zero.

A depender do caso, o Orçamento Base Zero pode ser uma alternativa interessante para as empresas da construção civil. Afinal, estamos falando de um setor altamente dinâmico e exposto a muitas variáveis. Mudanças no mercado ou nas estratégias e objetivos das empresas podem exigir um planejamento orçamentário totalmente novo.

É o caso, por exemplo, de incorporadoras ou construtoras que tiveram um crescimento acima do esperado em um ano e, assim, podem traçar objetivos mais avançados para o exercício seguinte. 

Nesta situação, é preciso pensar em um novo orçamento que dê conta dos investimentos que a empresa pensa em fazer, descartando-se o que foi feito anteriormente. O que se busca, no final, é adequar-se a essa nova realidade.

Por tudo isso, o OBZ é uma ferramenta importante para uma tomada de decisão mais ágil e precisa. Ao ter que iniciar do zero, os gestores têm a oportunidade de fazer uma análise aprofundada dos custos e, com isso, conseguem encontrar possibilidades para cortar gastos e economizar ou redirecionar recursos.

Quais são as etapas do Orçamento Base Zero?

O Orçamento Base Zero é, geralmente, feito em quatro etapas. São elas:

Preparação

A implementação do OBZ exige uma reestruturação financeira das empresas e, para que ela seja bem-sucedida, é necessário uma transformação na cultura organizacional. Além disso, os profissionais também precisam ser capacitados para lidar com essa nova realidade.

Vale destacar, aqui, que, por razões óbvias, o Orçamento Base Zero exige mais tempo de preparação. Um exemplo: no planejamento financeiro tradicional, uma construtora que precisa que o orçamento do próximo ano esteja pronto no final do ano precisa começar a organizá-lo cinco ou seis meses antes.

Já o OBZ pressupõem uma análise e um planejamento novo e individualizado para cada necessidade orçamentária de cada setor. Isso envolve revisão de contratos, escolha ou manutenção de fornecedores, definição dos serviços que serão necessários etc. 

Ou seja, trata-se de um processo mais aprofundado e que consome mais tempo. Porém, como vimos, é justamente isso que permite à gestão uma compreensão mais detalhada das suas áreas e do negócio como um todo.

Metas e diretrizes

Uma vez levantadas as necessidades orçamentárias de cada área da empresa – o que exige, lembremos, uma justificativa para cada gasto –, é hora de uma avaliação dos custos fixos e variáveis.

Geralmente, dentro do Orçamento Base Zero, esse processo envolve a definição de uma linha de corte que servirá para nortear os recursos realmente necessários e o quanto é possível economizar com cada um.

Com as metas da empresa no horizonte, os profissionais responsáveis pelo OBZ devem definir diretrizes orçamentárias. O objetivo delas é estabelecer um custo mínimo para o atingimento dos objetivos.

Cronograma

Orçamento e cronograma são duas das maiores dores na construção civil. Por isso, o Orçamento Base Zero também pressupõe a definição de prazos para o início das atividades de monitoramento.

Isso se faz necessário porque a execução do planejamento previsto pelo OBZ deve ser acompanhada por meio de KPIs. O que se busca é encontrar oportunidades de otimizá-lo para conseguir uma melhor margem e identificar pontos de melhoria. 

As revisões do orçamento devem ser feitas periodicamente. O intervalo de tempo vai depender dos objetivos e ações de cada área.

Execução

Por mais que o Orçamento Base Zero parta de uma análise individualizada de cada setor, suas fases estão interligadas. Ou seja, da capacitação da equipe ao monitoramento do orçamento, tudo ocorre em paralelo.

Isso exige dos gestores um trato fino no acompanhamento das atividades de execução do projeto. Ao monitorar continuamente o progresso em relação às metas traçadas, torna-se mais fácil corrigir rumos e direcionar a equipe no melhor caminho.

Quais são os benefícios do Orçamento Base Zero na construção civil?

Embora possa ser mais desafiador, o Orçamento Base Zero tem vantagens interessantes para as empresas da construção civil.

A primeira delas é a possibilidade de alinhamento dos gastos a oportunidades para gerar mais receita. Afinal, o OBZ ajuda a obter custos mais baixos e facilita a priorização de atividades com base naquelas com maior potencial de ganho.

Outro benefício importante são uma maior flexibilidade orçamentária – fundamental neste setor – e a possibilidade de se realizar uma execução estratégica do orçamento. Isso contribui para que construtoras e incorporadoras melhorem a alocação de recursos.

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Como fazer análises estratégicas do Orçamento Base Zero?

Uma vez implementado o Orçamento Base Zero e os mecanismos para monitorá-lo, as empresas devem pensar em como analisar os resultados coletados.

Essa avaliação deve partir de três questionamentos básicos:

• Quais foram os desvios (positivos ou negativos) entre o que foi planejado e o que foi realizado?
• O que contribuiu para que esses desvios acontecessem?
• Existem outros aspectos (inclusive não financeiros) que contribuíram para isso?

Como dissemos, a construção civil está exposta a muitas variáveis. Taxa de inflação, variação do câmbio, os ânimos do mercado, mudanças nos preços de matéria-prima etc. Esses fatores devem ser levados em consideração na análise do OBZ, pois costumam representar uma grande influência nos desvios observados.

Também devem ser analisadas mudanças estratégicas e/ou operacionais da empresa e seu possível impacto financeiro.

Mais uma vez, devemos destacar a importância de revisões periódicas do que foi planejado. Via de regra, o Orçamento Base Zero demanda reavaliações mais frequentes do que o orçamento tradicional, uma vez que essas variáveis podem gerar impactos consideráveis no curto prazo.

Por fim, o OBZ é uma metodologia que precisa ser continuamente otimizada. Os ajustes são normais e esperados, sobretudo para empresas que são novas a esse método de planejamento orçamentário. Nem todas vão acertar de primeira.

A partir da análise dos resultados coletados no monitoramento, os gestores devem buscar oportunidades de melhoria, inclusive pensando no próximo orçamento.

Algumas questões que devem ser respondidas:

• Quais alterações podem melhorar a eficiência do orçamento?
• Como melhorar o alinhamento do OBZ em relação às metas da empresa?
• Quais oportunidades de melhoria foram identificadas?
• Que lições foram aprendidas e que devem ser levadas para o próximo exercício?

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Como dashboards podem facilitar as análises de Orçamento Base Zero?

O Orçamento Base Zero demanda uma análise profunda de muitos aspectos de cada setor da empresa. Além disso, é necessário definir e acompanhar indicadores de desempenho.

Então, como fazer isso sem perder o controle das métricas e valores?

Os dashboards financeiros, disponíveis em ferramentas como o Hinc, ajudam a centralizar as informações em um só lugar, disponibilizando-as de forma a facilitar a obtenção de insights e a identificação de oportunidades e problemas.

Esses painéis de informação mantêm os principais dados organizados em gráficos e tabelas. É possível correlacionar diferentes métricas e visualizá-las em função do tempo.

Isso potencializa a capacidade de análise das empresas da construção civil, facilitando o monitoramento de indicadores e metas. Também favorece sua capacidade preditiva, principalmente em relação aos custos dos projetos, permitindo fazer estimativas com base em dados reais.

Os dashboards financeiros são uma mostra da importância da inteligência de dados para a construção civil, inclusive na elaboração do Orçamento Base Zero.

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