A modelagem de processos de negócio é uma ferramenta que utiliza fluxogramas (ou diagramas) para facilitar a compreensão sobre o planejamento, execução e monitoramento de todos os processos e atividades da organização.

Essa metodologia também é muito conhecida como BPM (Business Process Modeling), que se trata de um modelo analítico dos procedimentos da empresa, representado de forma gráfica.

Seu objetivo é mapear todo o trabalho desenvolvido dentro da companhia, para facilitar a identificação de oportunidades de melhoria, assim como possíveis gargalos e falhas que possam estar comprometendo a execução das tarefas e, como consequência, o crescimento da empresa.

A modelagem também é fundamental para uma melhor compreensão de todas as fases dos processos da companhia e para documentá-las, como forma de embasar decisões futuras e gerar uma maior alinhamento interno e ter mais resultados.

Qual a importância e as vantagens da modelagem de processos?

A modelagem de processos impacta, principalmente, na produtividade dos times e na redução dos custos. No entanto, outros benefícios podem ser observados, entre eles a maior agilidade nos processos por meio da eliminação de gargalos, da redução de falhas e da diminuição de atritos nas atividades.

Além disso, a otimização de recursos é outro ponto forte, uma vez que essa estratégia auxilia na redução de desperdícios e em um melhor emprego do tempo para a execução das tarefas.

Importante citar, ainda, os ganhos para a gestão das equipes. Isso porque a modelagem de processos de negócios traz mais transparência às atividades e operações, facilitando seu entendimento e melhorando a comunicação entre os profissionais envolvidos.

Quais são as etapas da modelagem de processos?

Podemos dividir a modelagem de processos de negócios em seis etapas:

1. Planejar e alinhar estratégias

O primeiro passo é voltado à organização da “casa”. É preciso promover o alinhamento entre o planejamento estratégico da empresa e seus processos, e identificar quão consonantes (ou dissonantes) eles estão em relação às estratégias organizacionais.

2. Analisar processos

Uma vez identificados, os processos precisam ser analisados. Para isso, deve-se observar de que forma eles vêm sendo executados. A ideia é ter uma visão global das atividades e descobrir pontos de melhoria.

3. Modelar processos

O passo seguinte é a criação de um novo modelo para o processo que está sendo analisado. É o momento de incluir as melhorias necessárias e realizar simulações.

4. Implementar processos

Aqui, o novo modelo de processos será posto em prática na rotina da empresa. Nesse caso, acontece por meio de um novo fluxo de trabalho.

5. Monitorar processos

Os processos implementados devem ser monitorados para assegurar que eles estão sendo executados da forma correta e que estão promovendo as melhorias esperadas.

Nesta etapa, é imprescindível contar com indicadores-chave de desempenho (KPIs) bem traçados, pois são eles vão permitir identificar se os resultados gerados estão de acordo ou aquém do que era aguardado.

6. Fazer melhorias contínuas

O BPM é um ciclo iterativo de melhoria contínua, ou seja, suas etapas interligam-se de forma a gerar sempre melhores resultados. Sendo assim, com base nos KPIs apresentados, é necessário avaliar quais processos não atingem os objetivos desejados e precisam de melhoria, e quais funcionam e podem ser escalados e/ou replicados.

Quais são os princípios básicos da modelagem de processo de negócios (BPM)?

A modelagem de processos de negócios se baseia em nove princípios fundamentais:

1. Garantir a interação entre cliente e empresa: essencial para melhorar a produtividade da organização e gerar uma relação de confiança;
2. Agregar valor para o cliente: o BPM deve agregar valor ao negócio e propor melhorias constantes;
3. Diminuir atrasos no fluxo de atividades: para que possa prever erros e falhas e evitar atrasos;
4. Evitar a automatização excessiva: um fluxo apenas automatizado não necessariamente significa um fluxo eficiente;
5. Padronizar os processos de negócios: fundamental para facilitar a operação e melhorar a qualidade das atividades;
6. Prever as regras de negócios: cada empresa possui regras específicas que ajudam a determinar o andamento dos processos e guiar a tomada de decisões;
7. Aplicar padrões de conformidade: são medidas que visam garantir o cumprimento das regras durante a modelagem.
8. Validar o BPM: é preciso que os modelos sejam validados junto às pessoas envolvidas no processo.
9. Dar mais simplicidade ao desenho de processos: a prototipação é considerada fundamental para assegurar que o processo satisfaça as necessidades do cliente.

Por onde começar um projeto de modelagem de processos de negócios?

Para que seja bem-sucedida, a modelagem de processos de negócios precisa seguir alguns requisitos.

Antes de tudo, é importante destacar a necessidade de se investir na automação e na modernização do fluxo de atividades. Afinal, para que seja possível estruturar o fluxograma da empresa, é preciso contar com dados reais e confiáveis sobre os processos.

Com isso, destacamos os seguintes passos:

Selecionar a abordagem que será utilizada

Para a implementação dessa estratégia, deve-se estruturar um fluxograma claro, com todas as informações necessárias sobre as atividades. O levantamento desses dados pode ser feito de três formas:

• Top-down: coleta-se primeiro os dados e características mais amplas dos processos para, em seguida, detalhá-los.
• Middle-out: o foco está na coleta de informações sobre possíveis falhas e atritos nas tarefas e fluxos de trabalho.
• Bottom-up: inicia-se com o detalhamento das atividades, diagramando suas especificidades antes de se traçar uma visão mais geral.

Escolha a linguagem mais adequada

A forma como os processos de negócios serão representados também é importante. Existem linguagens (e notações) com finalidades específicas, que variam de acordo com a complexidade da representação, da abordagem utilizada e do foco.

As notações mais utilizadas pelas empresas são a BPMN (Business Process Management Notation), a Unified Modeling Language (UML) e a EPC (Event Process Chain).

Consolidar a documentação

Outro passo importante é a assimilação dos novos fluxos de trabalho pelos atores envolvidos no processo. É fundamental que haja um alinhamento total, em que sejam detalhados e documentos quaisquer aspectos considerados relevantes sobre o modelo, suas fases, pontos de atrito, soluções etc.

A documentação desses detalhes é vital para embasar a tomada de decisões e servir como norte para ciclos iterativos que promovam a melhoria e o aprendizado contínuos na empresa. Por esse motivo, deve ser documentado com linguagem e formato facilmente assimiláveis pelos stakeholders.

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